ActiveZone | Csapatépítés, tréningek, rendezvényszervezés.

Az információátadás, üzleti kapcsolatok építése mellett egy jól megszervezett, kreatív koncepció alapján pontosan felépített konferencia növeli a cég hitelét és erősíti a vállaltról kialakított képet, továbbá egy tartalmas, sikeres rendezvény a média szempontjából is komoly hírértékkel bír, így lehetőséget ad arra, hogy hírt adjunk cégünkről.

Pontos tervezés, kreativitás

Minden programunk, rendezvényünk ezzel a szakasszal kezdődik. Első körben információkat gyűjtünk az elképzelésekről, minden fontos tudnivalóról a rendezvénnyel kapcsolatban. A meghatározott célnak megfelelően dolgozunk ki ajánlatokat és egyeztetünk Partnereinkkel elképzeléseikről. Megvizsgáljuk a célközönséget, leellenőrizzük a tervezett időpontokat és a programtervezeteket, az arculatra vonatkozó ötleteket, belső-protokoll előírásokat...stb.

Briefek, összefoglalók írásban, szerződések

Az előkészületeket és minden megbeszélést írásban rögzítünk a félreértések elkerülése végett. Az összefoglalók mindig rendezvényre „testreszabottak”, teljeskörűek. Nem sablonokkal dolgozunk, ajánlataink, javaslataink, terveink objektív tényeken és ellenőrzött információkon alapulnak, ez a garancia arra vonatkozóan, hogy a megbízóink által kitűzött célokat el fogjuk érni.

Költségcsökkentő megoldások

Adott költség-intervallumokra vonatkozóan is örömmel állítunk össze rugalmas és szükség esetén módosítható költségterveket. A költségeket tartalmazó ajánlataink, szerződéseink jól átláthatóak, költségcsoportokra bontottak. Számos programunk, szolgáltatásunk biztosításához saját felszereléssel, eszközparkkal rendelkezünk, így sokszor nem szükséges alvállalkozót igénybe vennünk, ennek köszönhetően versenyképes árakat tudunk garantálni magas színvonalú szolgáltatásainkhoz.

Forgatókönyv, logisztikai ütemterv

Az első lépésektől, tervezési folyamatoktól kezdve az utánkövetésig minden mozzanatot tartalmaz. Többek között a feladatokhoz delegált munkatársaink megnevezését és elérhetőségét is tartalmazza, amely a projekt Megbízónk általi áttekintését teszi lehetővé. A végleges „Megrendelői szerződés” a konferencia, illetve a rendezvény elengedhetetlen részét képezi, természetesen  részletes a költségtervezettel együtt.

Helyszínbejárás, látványtervek, egyeztetések

Minden rendezvény előtt, akár több alkalommal is bejárjuk a lehetséges helyszíneket, felmérjük a lehetőségeket és ha Partnereink ideje engedi, együtt is végigjárjuk ezeket. A forgatókönyvnek megfelelően elkészítjük a helyszínrajzokat, terveket, igény szerint a látványterveket. Leteszteljük a konyhát, a szolgáltatásokat és a helyszínek képviselőivel pontosan tisztázzuk elvárásainkat. Helyszínek tekintetében magas színvonalat várunk el a szolgáltatóktól, alapvető igény a tisztaság, parkolási lehetőségek, szolgálatkész és kedves személyzet, rugalmasság és segítőkészség, igényesség, pontosság és korrektség.

Folyamatos jelenlét

Azt gondoljuk, hogy nekünk szervezőknek mindenütt ott kell lennünk. Az előkészületeknél, ha a vendégek busszal közlekednek, akkor az indulásnál és az érkezésnél, ellenőriznünk kell a rendezvénytermeket, a mosdókat, az ételek és italok minőségét, azt, hogy a szálloda vagy étterem munkatársai számára minden információ világos és érthető. Ha szükséges, esetleg ha csúszás várható, vagy szabadtéri rendezvényeknél  ha váratlanul szakadni kezd az eső, azonnal reagálnunk kell és átszervezni a forgatókönyvet vagy elővenni a már előre kialakított „B-tervet”. A rendezvény során tartjuk a kapcsolatot a megrendelői és szolgáltatói oldal között, ha kell gyógyszertárba megyünk, vagy taxit, transzfert szervezünk, repülőjegyet veszünk, fénymásolunk, gombot varrunk, tehát arra törekszünk, hogy Megbízóinknak semmivel ne kelljen törődniük. Nem ismerünk lehetetlen, csak a végeredmény számít. A rendezvényt követően is minden szükséges utómunkát elvégzünk, egyeztetünk a helyszínnel a számlák, fogyasztás kapcsán és rögzítjük a tapasztalatokat.

Az eredményesség

Ha minden a tervezettek szerint - vagy annál jobban halad - számunkra az igazi sikert az jelenti, ha a gördülékeny, sikeres program mögötti munkánkat - hasonlóan egy focimeccs jó bírói teljesítményéhez - Partnerünk észre sem veszi.